Het dagelijkse leven van een kantoorverantwoordelijke in de vastgoedsector voelt vaak aan alsof je een marathon aan het lopen bent. Ontdek hoe je je tijd beter kunt benutten en kostbare uren kunt winnen!

Tussen administratie, teambegeleiding, klantencontacten en allerlei operationele verplichtingen blijft er weinig tijd over om je te focussen op wat echt telt: de groei van je kantoor, het aantrekken van nieuwe collega’s en het opzetten van strategische samenwerkingen. Met de juiste tools en methodes kun je je tijd optimaliseren en verscheidene uren per week winnen.

Automatiseer tijdrovende taken

Administratie en het beheren van dossiers slorpen een groot deel van je tijd op. Die taken zijn belangrijk, maar je hoeft ze niet allemaal zelf en handmatig te doen! Heel wat dingen kunnen geautomatiseerd worden met de juiste tools.

• Leads automatisch doorsturen van je website of platformen naar de mailbox van je makelaars: Elke nieuwe lead via verschillende kanalen kan automatisch doorgestuurd worden naar de juiste makelaar, zonder dat jij iets hoeft te doen.

• Leads automatisch in je CRM zetten: Zo volg je elke potentiële klant makkelijk op én verlies je niemand uit het oog.

• Automatisch afspraken herinneren aan je klanten: Minder vergeten afspraken, betere service!

En dat is nog maar een greep uit de mogelijkheden van automatisatie.

💡 Tijdswinst: 2 tot 4 uur per week

Delegeer slim met AI

Kunstmatige intelligentie biedt intussen concrete oplossingen om je werkdruk te verlagen. Zoals we bij We Invest zeggen: AI werkt voor jou als vastgoedmakelaar. Jij behoudt de controle, maar voert taken sneller en efficiënter uit.

• Een klant stuurt je een blije, boze of bezorgde mail? Vraag ChatGPT om een passend antwoord te formuleren.  Uiteraard personaliseer je dit zelf nog even.

• Word je overspoeld door reacties en privéberichten op sociale media? Gebruik een AI-tool zoals BlaBla om je community te beheren.

• Net een meeting van twee uur achter de rug met een klant of partner? Gebruik Fireflies om automatisch een samenvatting van het gesprek te genereren en door te sturen.

AI helpt je op talloze manieren om efficiënter te werken. Tien minuutjes hier en daar… op het einde van de week heb je flink wat tijd bespaardn!

💡 Tijdswinst: 1 tot 3 uur per week

Laat het werk over aan experten

Je hoeft niet alles zelf te doen. Taken uitbesteden is slim – zeker als anderen het sneller of beter kunnen.

Denk aan je marketing of het beheer van je website, CRM of andere tools. Jij hebt de ervaring op het terrein en dat is goud waard voor je strategische aanpak, maar de uitvoering hoef je echt niet allemaal zelf te doen.

💡 Tijdswinst: 2 tot 5 uur per week

Optimaliseer je organisatie en planning

Ook met een strakkere planning kun je tijd winnen:

• Time blocking: Reserveer blokken in je agenda voor strategische taken zoals rekrutering, prospectie of het uitbouwen van samenwerkingen. Zo schuif je ze niet steeds vooruit.

• Gebruik to-do tools: Apps zoals Google Tasks, Notion of Asana helpen je om je werk te structureren en te prioriteren.

• Maak je vergaderingen efficiënter: Vraag je bij elke meeting af: is dit écht nodig? Kan het korter of minder vaak?

💡 Tijdswinst: 1 tot 3 uur per week

Focus op wat jou uniek maakt

Met al deze optimalisaties kun jij je weer richten op de taken waarin jij als kantoorverantwoordelijke het verschil maakt:

• De juiste mensen aantrekken voor je team

• Samenwerkingen uitbouwen met projectontwikkelaars, notarissen of lokale bedrijven

• Je naamsbekendheid vergroten door aan je personal brand te werken, bijvoorbeeld door je als expert te profileren op LinkedIn

Praktijkvoorbeeld: de We Invest-aanpak

Automatiseren

1. Nieuwe panden automatisch in de CRM: Leads die via onze online schattingstool binnenkomen, worden direct geregistreerd in onze CRM – voor een snelle en correcte opvolging.

2. Nieuwe makelaars onboarden: Van e-mailadres aanmaken tot toegang geven tot tools en een fotoshoot – alles is geautomatiseerd voor een vlotte start.

3. E-mailopvolging: Wil een koper een pand bezichtigen? Wil een verkoper de waarde van zijn eigendom weten? Heeft een investeerder vragen? Alle aanvragen van onze website worden automatisch opgevolgd.

4. Facturatie: Ons facturatiesysteem is volledig geïntegreerd. Geen tijdverlies meer met facturen maken of opvolgen!

Delegeren aan AI

1. Advertenties schrijven: Met AI maken we snel krachtige vastgoedadvertenties die meteen de aandacht trekken.

2. Contentcreatie: We zorgen voor kant-en-klare prompts om AI content te maken voor onze klanten en community.

Delegeren aan experten

1. Interne marketingdienst: Onze makelaars krijgen toegang tot een uitgebreide contentbibliotheek (foto’s, video’s, e-books, blogs…) in de huisstijl. Ideaal om  hun social media te uptodate te houden zonder tijd te verliezen.

2. Opleidingen voor makelaars: Geen zorgen meer over opleiding. BIV-gecertificeerde modules komen automatisch in de mailbox van onze kantoorverantwoordelijken en hun team.

3. Technologie: Website, CRM en andere tools worden beheerd door ons intern IT-team. Onze makelaars focussen zich op hun vak.

4. Rekrutering: Van strategie tot uitvoering – als franchisegever begeleiden we je in je zoektocht naar nieuwe collega’s om je team te versterken.

Je planning optimaliseren

1. We Invest E-shop: Onze makelaars kunnen al hun materiaal – gepersonaliseerd of niet – bestellen in drie klikken. Geen gedoe meer met leveranciers!

2. We Invest Academy: Geen tijdverlies meer met het telkens opnieuw uitleggen van processen of commerciële basics. Alles is via ons kennisplatform beschikbaar voor onze makelaars.

Conclusie

Door deze tips toe te passen, kun je tot 10 uur per week vrijmaken om andere, nuttigere taken te optimaliseren. Automatiseer, delegeer, plan slimmer en richt je op waar jij het verschil maakt. Zo bouw je niet alleen je kantoor verder uit, maar krijg je ook weer meer balans in je leven.

Klaar om eraan te beginnen? Kies vandaag nog één taak die je kunt automatiseren of delegeren!

Liever wat begeleiding bij de uitvoering?