Le quotidien d’un directeur d’agence immobilière est un véritable marathon. Découvrez comment optimiser votre temps et gagner de précieuses heures !

Entre la gestion administrative, l’encadrement des équipes, la relation avec les clients et les nombreuses obligations opérationnelles, il reste peu de temps pour se concentrer sur des leviers essentiels : le développement de l’agence, le recrutement et la mise en place de partenariats stratégiques. Pourtant, avec les bons outils et les bonnes méthodes, il est possible d’optimiser son temps et de gagner plusieurs heures par semaine. 

Automatisez les tâches chronophages

Les tâches administratives et la gestion des transactions prennent une part considérable de votre emploi du temps. Si ces tâches sont essentielles au bon fonctionnement de votre agence immobilière, il n’est en revanche pas nécessaire que vous vous y atteliez personnellement et manuellement ! Plusieurs tâches peuvent être automatisées à l’aide d’outils dédiés.

1. Transfert des leads depuis votre site/plateformes vers la boîte mail de vos agents : Chaque nouveau lead généré par les différents canaux d'acquisition peut être directement transféré vers l'email de l'agent responsable de la zone concernée, sans intervention manuelle, grâce à une automatisation des flux de données.

2. Ajout des leads à votre CRM : L’intégration automatique des leads à votre CRM simplifie le processus de gestion des contacts et garantit que chaque client potentiel soit suivi correctement.

3. Envoi des rappels de RDV aux clients : L'automatisation des rappels de rendez-vous permet de réduire les risques d'oublis tout en assurant un service client irréprochable.

Et ceci n’est évidemment qu'un petit aperçu des nombreuses possibilités d’automatisation ! 

💡 Temps économisé : 2 à 4 heures par semaine

Déléguez intelligemment grâce à l’IA

L’intelligence artificielle offre désormais des solutions concrètes pour alléger votre charge de travail. Comme on aime le dire chez We Invest, l’IA travaille au service de l’agent immobilier. Elle vous permet de garder le contrôle sur une tâche, mais de la réaliser beaucoup plus efficacement ! 

Vous venez de recevoir un email d’un client content, mécontent, inquiet ? Demandez à ChatGPT de vous générer une réponse adéquate (sans oublier de l’adapter avec votre touche personnelle). 

Vous êtes submergé par des dizaines de commentaires et messages privés sur les réseaux sociaux ? Pourquoi ne pas vous tourner vers des plateformes de community management basées sur l’intelligence artificielle comme BlaBla.

Vous sortez de 2h de meeting avec un client ou un partenaire et vous souhaitez lui envoyer un mail récapitulatif des conclusions clés ? Utilisez Fireflies, un outil de prise de note intelligent qui retranscrit la réunion et génère un résumé que vous pourrez ensuite partager. 

Les cas de figures où l’intelligence artificielle booste votre efficacité sont multiples, et 10 minutes + 10 minutes sur une semaine, ça fait un sacré gain de temps !

💡 Temps économisé : 1 à 3 heures par semaine

Faites confiance à des experts

Tout ne doit pas reposer sur vos épaules. Externaliser certaines tâches peut être une stratégie gagnante. D’autant plus lorsque des experts pourraient potentiellement le faire mieux ! 

On pense ici à votre marketing ou encore la gestion de vos produits Tech, tels que le site web, les outils d'automatisation,… Si votre expérience terrain est  une vraie plus-value dans la partie stratégie, la mise en pratique, elle, ne devrait pas vous incomber. 

💡 Temps économisé : 2 à 5 heures par semaine

Optimisez votre organisation et votre planning

Gagner du temps passe aussi par une meilleure gestion de votre emploi du temps :

• Méthode du time blocking : Bloquez des créneaux dédiés aux tâches stratégiques (recrutement, prospection, développement de partenariats) pour éviter qu’elles ne soient sans cesse repoussées. 

• Outils de gestion de tâches : Utilisez des applications comme Google Tasks, Notion ou Asana pour structurer et prioriser vos missions.

• Réunions efficaces : Les meetings sont parfois des réflexes plus que des nécessités. Challengez la pertinence des réunions, revoyez leur durée et leur fréquence. 

💡 Temps économisé : 1 à 3 heures par semaine

Recentrez-vous sur votre plus-value

Une fois ces optimisations mises en place, vous pourrez vous recentrer là où est votre plus-value en tant que directeur d’agence immobilière :

• Recruter les bons talents pour renforcer votre équipe.

• Développer des partenariats stratégiques avec des promoteurs, notaires ou entreprises locales.

• Accroître votre notoriété en travaillant votre personal branding et en vous positionnant comme expert sur LinkedIn.

Cas pratique : la formule We Invest

Chez We Invest, nous avons développé des solutions concrètes pour aider nos directeurs d'agence à optimiser leur temps.

Automatiser

1. Création automatique de nouveaux biens dans le CRM
   Tous les leads générés par notre estimateur en ligne sont instantanément enregistrés dans le CRM de l'agence locale, garantissant un suivi efficace et immédiat.

2. Onboarding des nouveaux agents
   De la création de l'adresse mail au shooting photo, en passant par l'ouverture des accès aux différents outils, chaque étape de l'accueil d'un nouveau collaborateur est automatisée pour assurer une intégration fluide.

3. Emailings
   Un bien correspond aux critères de recherche d'un acheteur ? Une personne souhaite vous contacter ? Un vendeur veut connaître la valeur de son bien ? Un investisseur recherche des informations ? Toutes ces demandes, issues de notre site web, sont traitées automatiquement pour garantir un suivi rapide et réactif.

4. Facturation
   Notre processus de facturation est entièrement intégré et automatisé. Plus de temps perdu dans la gestion des factures !

Déléguer à l'intelligence artificielle

1. Rédaction d'annonces immobilières
   Nous exploitons l'IA pour rédiger des annonces percutantes et engageantes, attirant ainsi l'attention des acheteurs potentiels.

2. Création de contenus
   Nos directeurs d'agence disposent de prompts précis pour interagir efficacement avec l'IA. Qu'il s'agisse de créer du contenu pertinent à partager avec leur communauté ou de répondre à un client inquiet ou satisfait, l'IA apporte un soutien précieux.

Déléguer à des experts

1. Agence marketing interne
   Notre équipe marketing interne met à disposition une vaste bibliothèque de contenus (photos, vidéos, e-books, podcasts, articles de blog…) parfaitement alignés avec l'image de la marque. Cela permet aux agences d'animer leurs réseaux sociaux sans y consacrer un temps conséquent.

2. Formation des agents immobiliers
   Plus besoin de se soucier de la formation. Nos modules certifiés IPI arrivent directement dans la messagerie des directeurs et de leurs agents.

3. Technologie
   L'implémentation, la gestion et la maintenance des outils technologiques (site web, CRM...) sont entièrement confiées à notre équipe informatique interne, permettant aux agences de se concentrer sur leur cœur de métier.

4. Accompagnement au recrutement
   De l'élaboration de la stratégie à sa mise en pratique, nos agences bénéficient du soutien du franchiseur pour recruter de nouveaux talents.

Optimiser le planning

1. Eshop We Invest
   Avec notre boutique en ligne, commander tout le matériel indispensable à l'agent immobilier, personnalisé ou non, se fait en trois clics. Fini les longues discussions avec de multiples fournisseurs !

2. We Invest Academy
   Plus de temps perdu à répéter les bases des processus internes, les bonnes pratiques commerciales ou le marketing immobilier. Toutes les questions de vos agents immobiliers trouvent réponses sur notre plateforme de ressources.

Conclusion

En appliquant ces bonnes pratiques, vous pouvez facilement récupérer jusqu’à 10 heures par semaine à consacrer au développement de votre agence. Automatisez, déléguez, optimisez votre organisation et recentrez-vous sur votre valeur ajoutée. Une gestion plus efficace de votre temps vous permettra non seulement de faire croître votre agence, mais aussi de retrouver un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.

Prêt à passer à l’action ? Commencez par identifier une tâche que vous pouvez automatiser ou déléguer dès aujourd’hui !

Envie d'un accompagnement pour mettre en place ces conseils ?